Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserer Unternehmensgruppe bewerben oder beworben haben. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung in unserer Unternehmensgruppe und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Wir, die nachfolgend genannten Unternehmen, haben uns entschieden, den Bewerbungsprozess in der Unternehmensgruppe als sogenannte gemeinsame Verantwortliche gem. Art 26 DSGVO durchzuführen. In diesem Sinne gemeinsam verantwortlich sind:

PROLOGA GmbH
Walter-Hülse-Straße 5
06120 Halle (Saale)
+49 345 55 54-0
info@prologa.de

PROLOGA Services GmbH
Walter-Hülse-Straße 5
06120 Halle (Saale)
+49 345 55 54-0
info@prologa-services.com

PROLOGA Energy GmbH
Wallstraße 11
26122 Oldenburg
+49 441 779 359-0
info@prologa-energy.com

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten aller drei genannten Unternehmen unter:
Dr. Andreas Melzer
kelobit IT-Experts GmbH
Tel: 0345 132553-80
E-Mail: dsb@kelobit.de

2. Was bedeutet gemeinsame Verantwortlichkeit

Die Unternehmen unserer Unternehmensgruppe haben sich dazu entschlossen, den Bewerbungsprozess gemeinsam als gleichwertige Partner durchzuführen, um so die offenen Stellen in allen Gruppenunternehmen effizient und optimal besetzen zu können. Sie müssen sich deshalb nicht einzeln bei den Unternehmen bewerben, sondern wir leiten Ihre Bewerbung in der Gruppe stets an das am besten passende Unternehmen weiter.
Die Zusammenarbeit betrifft daher auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im Bewerbungsprozess anfallen, insbesondere die Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen, Terminkoordinationen und Einladungen zu Gesprächen, Gesprächsnotizen und letztlich die Entscheidung über die Einstellung in einem unseren Unternehmen.
Aus diesem Grund sind all unsere unter Punkt 1 genannten Gruppenunternehmen gemäß Art. 26 DSGVO in gleicher Weise für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, verantwortlich. Alle genannten Unternehmen schützen Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen gemeinsam und stehen Ihnen bei Fragen zur Verfügung.
Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses haben wir einige Aufgaben unter den Unternehmen aufgeteilt. Daher wird Ihnen gegenüber, z.B. als Betreiberin unserer Webseite und unseres Bewerbungsportals sowie während der gemeinsamen Kommunikation, vornehmlich die PROLOGA GmbH in Erscheinung treten. Unsere anderen Gruppenunternehmen sind vornehmlich für die Bekanntgabe offener Stellen in den jeweiligen Unternehmen bzw. an deren Standorten und für die Prüfung von infrage kommenden Bewerbungen nach einer Vorauswahl durch die PROLOGA GmbH zuständig.
Daher möchten wir Sie bitten, sich mit Ihren Fragen oder Anliegen zum Thema Datenschutz vornehmlich an die PROLOGA GmbH zu wenden, um unnötigen Aufwand bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage zu vermeiden. Genaueres dazu, mit welchen Anliegen Sie sich an uns wenden können, finden Sie weiter unten im Text.

3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Zu diesen personenbezogenen Daten zählen insbesondere:

• Personalien (z.B. Name und Adresse und Kontaktdaten)
• Angaben zur Qualifikation (z.B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse und Fortbildungen)

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, nachrangig auch § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande kommt, können wir gemäß Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Es kann vorkommen, dass wir Sie für die Besetzung einer Stelle nicht unmittelbar berücksichtigen können, aber Ihre Bewerbung dennoch weiter aufbewahren möchten, um Sie im Bedarfsfall schnell kontaktieren zu können. Sollte dieser Fall eintreten, werden wir Sie um Ihre Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG bitten, um Ihre Bewerbung für einen gewissen Zeitraum in unseren Bewerbungs-Pool aufnehmen zu dürfen. Sofern Sie uns diese Einwilligung erteilen, kann diese jederzeit formlos widerrufen werden.
Sollten Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Verarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, beispielsweise im Rahmen der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

5. Wer bekommt meine Daten?

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann ggf. intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Anschließend wird der weitere Ablauf abgestimmt. In der Unternehmensgruppe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Innerhalb des Bewerbungsverfahrens wird Ihre Bewerbung an das Unternehmen in unserer Unternehmensgruppe weitergeleitet, dass die vakante Position zu besetzen hat oder an dessen Abteilung Sie Ihre Bewerbung gerichtet haben.
Wir nutzen zur Unterstützung des Bewerbungsprozess verschiedene Dienstleister, die uns z.B. bei der Kommunikation mit Ihnen oder beim Betrieb unseres Bewerbungsportals unterstützen. Wir haben diese Dienstleister unter Betrachtung von Datenschutzaspekten sorgfältig ausgewählt und vertraglich entsprechend gebunden, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet i.d.R. nicht statt. Dennoch kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Einzelfällen stattfinden, soweit:

• es gesetzlich vorgeschrieben ist,
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder
• dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem entgegenstehen.

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.
Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen wir bzw. unsere Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland nur dann übermitteln, wenn geeignete Garantien bestehen (z.B. Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
Wir haben mit unseren Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten, werden Ihre Bewerberdaten in unser Personalinformationssystem überführt.
Sollten wir Sie nicht unmittelbar für die Besetzung einer Stelle berücksichtigen können und Sie in eine weitere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten einwilligen, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden Ihre Daten nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums (i.d.R. 12 Monaten) oder nach Ihrem Widerruf der Einwilligung gelöscht.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus Daten weiterhin speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dies umfasst i.d.R sechs Monate nach Bekanntgabe der Absage bzw. bis zur endgültigen Entscheidung in einem anhängigen Rechtsstreit.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Grundsätzlich können Sie Ihre Rechte gegenüber jeder unter Punkt 1 genannten Stelle ausüben. Wir möchten Sie jedoch bitten, sich mit Ihren Fragen oder Anliegen zum Thema Datenschutz vornehmlich an die PROLOGA GmbH zu wenden, da wir dieses Unternehmen dazu bestimmt haben, die Bearbeitung der Betroffenenrechte durchzuführen. Wenn Sie sich direkt an die PROLOGA GmbH wenden, vermeidet dies unnötigen Aufwand bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

9. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung dieser Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zu schließen oder dieses auszuführen.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Findet ein Profiling statt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu automatisiert zu bewerten.

12. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

12.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12.2   Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten oder den für die Bewerbung genutzten Kanal gerichtet werden.

13. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 06.09.2024